Antes de assinar o contrato de qualquer prontuário eletrônico, há perguntas que precisam de resposta por escrito do fornecedor. Não pelo motivo de "marketing" — pelo motivo de que a sua clínica é a Controladora dos dados de saúde, e a multa da LGPD chega a R$ 50 milhões por infração. Este guia mostra exatamente o que avaliar.
Resposta rápida
Avalie 7 pontos críticos antes de contratar: criptografia ponta-a-ponta, logs de auditoria, controle de acesso por perfil, backup com retenção de 20 anos, contrato de operador (DPA), assinatura ICP-Brasil e plano de resposta a incidentes. Sem isso documentado por contrato, a clínica fica exposta — não o fornecedor.
Quem é responsável pelos dados do paciente?
Clínica = Controladora
Decide quais dados são coletados, para qual finalidade e por quanto tempo. Responsabilidade jurídica primária. Responde diretamente à ANPD e ao paciente.
Fornecedor = Operador
Apenas processa os dados em nome da clínica. Tem responsabilidade compartilhada pelos aspectos técnicos. Não substitui a responsabilidade da clínica.
Esse ponto é o que mais confunde gestores: contratar um sistema "LGPD-compliant" não transfere a responsabilidade. A clínica continua sendo a controladora. Por isso, o que está no contrato com o fornecedor importa mais do que o selo de marketing no site.
Checklist: 12 pontos para avaliar antes de contratar
Perguntas para fazer no contrato
Estas perguntas devem ser respondidas por escrito pelo fornecedor — em proposta ou anexo contratual. Se o vendedor responde "depende" ou "vamos ver", é sinal de risco:
Red flags em contratos de prontuário
Conclusão
Prontuário eletrônico não é apenas escolha de produto — é decisão de compliance. O sistema certo entrega a base técnica (criptografia, logs, backup), mas a clínica continua sendo a Controladora dos dados. Use o checklist deste guia, exija respostas por escrito e leia o contrato com calma. Quando bem feito, isso protege a clínica de multas, processos e — mais importante — da quebra de confiança do paciente.
Perguntas frequentes sobre prontuário eletrônico e LGPD
O que clínicas mais perguntam antes de contratar
Não é obrigatório. O CFM (Resolução 1.821/2007 e atualizações) permite tanto o prontuário em papel quanto o eletrônico — desde que respeitem requisitos de segurança, integridade e guarda mínima de 20 anos. O eletrônico é fortemente recomendado por reduzir erros, facilitar acesso e atender LGPD com mais facilidade.
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